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Günstige und Schöne Hotels für Geschäftsreisen

Author: mittelstandskarriere | 31. Januar 2013

Wer geschäftlich viel auf Reisen ist, wird es kennen: Übernachtungen in Hotels, das Leben aus dem Koffer. Ein derartiges Leben ist sehr kostenaufwändig daher wird die Spesenabrechnung zu einem ständigen Begleiter. Beispielsweise bei Geschäftsreisen nach Köln können eine ganze Menge Kosten anfallen, die am Ende von der Firma übernommen werden. Was jedoch ist bei der Spesenabrechnung alles zu beachten?

Bewirtungsbelege müssen die korrekte Form habenHier geschehen in der Regel die häufigsten Fehler: Ein Kunde wird zu einem Business-Essen eingeladen und hinterher wird lediglich die EZ-Karten-/Kreditkartenabrechnung entgegen genommen. Diese reicht in der Form nicht aus, um die Kosten für das Geschäftsessen erstattet zu bekommen. Daher ist es wichtig darauf zu achten, dass nach dem Essen ein spezieller Bewirtungsbeleg vom Restaurant vorhanden ist. Dieser Bewirtungsbeleg muss zudem die korrekten Angaben enthalten. Zwingend erforderliche Angaben hierbei sind:Ort und Datum der Bewirtung, der exakte geschäftsbedingte Anlass der Bewirtung und eine Auflistung aller bewirteten Personen (Vor-/Zuname) sowie eine Einzelauflistung aller verkonsumierten Speisen und Getränke der jeweiligen Personen. Ebenfalls nicht fehlen dürfen der Gesamtpreis sowie die Steuernummer des Restaurants. Ab einem Gesamtbetrag von 100 Euro muss auch der Einladende selbst namentlich genannt werden.Wichtig ist zu wissen, dass der Betrag für ein derartiges Geschäftsessen eine angemessene Höhe nicht überschreiten darf, welche – obgleich nicht genau definiert – erfahrungsgemäß zwischen 100-150 Euro pro bewirteter Person liegt.Auch bei dem geschäftsbedingten Anlass muss der exakte Grund deutlich erkennbar sein, ein simpler Vermerk „Kundengespräch“ ist nicht hinreichend.

Keinen Beleg erhalten, was nun? Natürlich kann eine Geschäftskostenabrechnung nur dann abgegeben und auch gebucht werden, wenn diese vollständig mit sämtlichen Belegen abgegeben wird. Sollte es jedoch versehentlich einmal der Fall sein, dass gewisse Belege nicht mehr vorhanden sind, respektive es für gewisse Ausgaben einfach keine Belege gab, gibt es dennoch einen „Rettungsanker“ – der Eigenbeleg. Der Geschäftsreisende kann mittels des Beleges seine Ausgaben nachweisen, aber Vorsicht: Vorsteuer kann auf dem Eigenbeleg nicht in Abzug gebracht werden. Damit ein Eigenbeleg als solcher anerkannt wird, muss auch dieser gewisse Angaben enthalten. Zwingend angegeben werden müssen das Datum des Geschäftsvorganges sowie den Grund der Betriebsausgabe (z.B. Parkgebühren), Name und Adresse des Zahlungsempfängers, der exakte Betrag sowie das Ausstellungsdatum. Dieser Eigenbeleg ist nur gültig mit einer Unterschrift des Ausstellers.

Der Geschäftsreisende sollte bei seiner Reise besonders bei den Ausgaben penibelst darauf achten, alles genau festzuhalten, damit es nach Ende der Geschäftsreise keine unnötigen Verzögerungen bei den Kostenerstattungen geben kann.

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