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30/04/2021 | Im Fokus

Bewerbungsgespräch per Videokonferenz

Bewerbungsgespräch per Videokonferenz

Derzeit möchten oder müssen viele Unternehmen Bewerbungsgespräche per Videokonferenz führen. Wenngleich dieser Trend durch die Corona-Pandemie im Jahr 2020 gestartet ist, wird uns das Bewerbungsgespräch per Videokonferenz weiterhin begleiten. Worauf man als Bewerber achten sollte, erklären wir hier.

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Vorzimmerassistenz (m/w/d) der Referatsleitung (m/w/d) Sozialplanung, Koordination und Fachdienste

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Vorzimmerassistenz (m/w/d) der Referatsleitung (m/w/d) Sozialplanung, Koordination und Fachdienste im Unternehmen "Bezirk Oberbayern Personalreferat" in München - 14.01.2022


Weitere Jobangebote in:

Stellenanzeigen Kurztext:

Sie organisieren und koordinieren die Tagesstruktur der Referatsleitung (m/w/d) und übernehmen / überwachen das Termin- und Beschwerdemanagement; Sie sorgen für die vorbereitende und unterstützende Aufbereitung der Korrespondenz;...

Rubriken des Jobangebotes:

Anstellungsart:

Teilzeit, Vollzeit

Keywords des Stellenanzeige:

Veröffentlicht am:

14.01.2022

Gültig bis:

13.02.2022


Vereinfachter Anzeigentext:

Vorzimmerassistenz (m/w/d) der Referatsleitung (m/w/d) „Sozialplanung, Koordination und Fachdienste“ (Kennziffer 2022/22002-1) Damit Selbst­bestimmung, individuelle Lebens­führung und gleich­berechtigte Teilhabe am Leben in der Gemein­schaft für Menschen mit Behinderung nicht nur Schlag­worte bleiben sind auch Sie heraus­gefordert. Als Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer unter­stützen Sie die Referats­leitung (m/w/d) und die Kolleginnen (m/w/d) im Referat „Sozialplanung, Koordination und Fach­dienste“ und arbeiten daran mit, diese Ziele weiter zu ver­folgen. Sind Sie interessiert und möchten Sie ihren Beitrag dazu leisten, dann sind Sie bei uns genau richtig. Diesen Teil tragen Sie als Assistenz der Referatsleitung dazu bei: Sie organisieren und koordinieren die Tages­struktur der Referats­leitung (m/w/d) und übernehmen / überwachen das Termin- und Beschwerde­management. Sie sorgen für die vorbereitende und unter­stützende Aufbereitung der Korrespondenz. Durch eigenständige Zu- und Sach­bearbeitung unterstützen Sie die Arbeit der Referats­leitung (m/w/d). Zu Ihren Aufgaben gehört die Vor­bereitung von Besprechungen, Vorträgen und Erstellung von Präsen­tationen einschließlich Daten­recherche, -aufbereitung und -zusammenstellung einschließlich Protokollführung und -auswertung. Ebenso fällt in Ihren Bereich die Funktion eines Intranet-Redakteurs. Neben der Erstellung und Koordination von Sitzungs­vorlagen gehört auch die zentrale Dokumenten­verwaltung und die Organisation und Koordination von Gremien, Klausuren etc. einschließlich der Budget­verwaltung zum Aufgabenportfolio. Sie kümmern sich ebenfalls um die Organisation von Fortbildungs­reisen und die Betreuung von Schnittstellen. Sie sichern die Vertretung der weiteren Vorzimmer­assistenz (m/w/d). Ihr Profil für diese wichtigen Aufgaben: Sie besitzen eine erfolgreiche Ausbildung / einen erfolgreichen Abschluss: in der 2. Qualifikationsebene – Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) VFA-K (Fachbereich Kommunalverwaltung) oder des Beschäftigtenlehrgangs I oder die Bereitschaft, den Beschäftigten­lehrgang I zu absolvieren oder als Kaufmann (m/w/d) für Büro­management oder einen anderen vergleich­baren Abschluss in einer kaufmännischen Fachrichtung. Sie verfügen über einschlägige nachweis­bare Erfahrung (von mindestens 2 Jahren) im Aufgabengebiet Vorzimmer bzw. Assistenz, in der Protokoll­führung sowie in der Verwaltung. Sie besitzen fundierte Kenntnisse im Umgang mit PC-Standard­programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams oder anderen Videokonferenzformaten). Außerdem verfügen Sie über Kennt­nisse im Umgang mit RIS, SOZIUSopenÜ und proDoppik oder die Bereit­schaft, sich in diese Programme einzuarbeiten. Sie haben ein sehr gutes Ausdrucks­vermögen in Wort und Schrift sowie sichere Beherr­schung der deutschen Recht­schreibung und Grammatik. Sie besitzen eine sehr gute Organisations­fähigkeit. Eine selbst­ständige und gründliche Arbeitsweise ist für Sie selbst­verständlich. Sie sind teamfähig und ver­fügen über die Fähigkeit zur guten Zusammen­arbeit mit allen Schnittstellenbereichen. Sie haben ein hohes Maß an Engagement sowie hohe Flexibilität bei der Über­nahme von verschiedenen Aufgaben. Sie besitzen eine hohe stress­bedingte Belastbarkeit. Freundlichkeit und Verhandlungs­geschick auch im Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern ist für Sie selbst­verständlich. Sie haben ein sicheres und souveränes Auf­treten auch in Stress­situationen. Sie verfügen über Eigeninitiative. Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude, zudem haben Sie ein aus­geprägtes Serviceverständnis. Das springt für Sie raus: Ein interessantes und abwechslungs­reiches Aufgabenfeld Die Mitarbeit in einem engagierten Team mit gutem Betriebsklima und einer wert­schätzenden Führungskultur Eine klare und strukturierte Heran­führung an Ihre neue, verantwortungsvolle Tätig­keit mit individueller Unterstützung Gute interne und externe Fortbildungs­möglichkeiten, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag fachlich begleiten und unter­stützen sowie Ihre persön­lichen Potenziale zukunfts­orientiert stärken Flexible Arbeitszeiten Ein Arbeitsplatz im Zentrum von München mit guter Anbindung an die öffent­lichen Verkehrsmittel sowie die Möglich­keit eines Job­tickets für Bahn und MVG Die Möglichkeit der Kinder­betreuung in einer am Standort vorhandenen Kindertages­stätte In der Phase der Wohnungssuche können wir Sie mit Übergangs­lösungen unterstützen; darüber hinaus besitzt der Bezirk Oberbayern zahl­reiche Wohnungen, auf die Sie sich als Mit­arbeiter (m/w/d) bewerben können Großraumzulage über 270 Euro Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeit­stelle (39 Wochenstunden); im Rahmen des Job- und Desksharings sind die Vollzeit­stellen grundsätzlich teilzeitfähig Vergütung nach Entgelt­gruppe 8 TVöD-VKA Wir freuen uns auf Ihre aussage­kräftigen Bewerbungs­unterlagen, die Sie uns bitte bis 28.01.2022 unter Angabe der Kennziffer 2022/22002-1 bevorzugt über unser Onlineportal oder per E-Mail (max. 25 MB) unter bewerbung@bezirk-oberbayern.de zukommen lassen. Selbstverständlich ist eine Bewer­bung auch auf dem Postweg möglich. Für Fragen zum Bewerbungs­verfahren wenden Sie sich gerne an Frau Hartl (Tel.: 089 2198-14104, E-Mail: simone.hartl@bezirk-oberbayern.de). Hier erfahren sie mehr über die Umsetzung der DSGVO bei uns: https://www.bezirk-oberbayern.de/Bewerber-Datenschutz. Der Bezirk Oberbayern ist viel­fältig, genauso wie seine Mit­arbeitenden. Daher begrüßen wir Bewerbungen unabhängig von Alter, Geschlecht, sexu­eller Orientierung und Identität, ethnischer sowie sozialer Her­kunft und Nationalität, Religion und Welt­anschauung, sichtbaren und nicht­sichtbaren Behinderungen. Bewerbungen von Menschen mit Schwer­behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerben Sie sich jetzt und werde Sie ein Teil von uns! BEZIRK OBERBAYERN Personalreferat, Simone Hartl 80535 München bewerbung@bezirk-oberbayern.de