Personelle Herausforderungen bei der Einführung komplexer Software in Unternehmen

Ein kurzer Einblick am Beispiel der Einführung von ERP Systemen in der mittelständischen Papier- und Verpackungsindustrie

Die Industrie ist im Wandel und die zunehmende Digitalisierung stellt immer neue Anforderungen an Prozesse, Systeme und natürlich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens.

Beispielhaft beleuchten wir die mittelständischen Papier- und Verpackungsindustrie und welche Anforderungen sich durch die zunehmende Digitalisierung ergibt und was die Einführung von ERP-Systemen für das Arbeitsumfeld der Belegschaft bedeutet.

ERP-Systeme in der Papier- und Verpackungsindustrie

In Deutschland erwirtschaftete die Verpackungsindustrie im Jahr 2014 einen Umsatz von rund 29,6 Milliarden Euro. Zehn Jahre zuvor waren es noch knapp 24,2 Milliarden. Der größte Anteil am Gesamtumsatz der Verpackungsbranche entfällt dabei auf Papierverpackungen.

Der Begriff ERP (Enterprise Resource Planning) bezeichnet ein ausgefeiltes, komponentenbasiertes Softwaresystem zur Organisation und Steuerung von Geschäfts- und Betriebsabläufen. Alle kaufmännischen Prozesse, Betriebsdaten und Produktionsprozesse werden in das ERP-System integriert, das über eine gemeinsame Datenbank mit der Wertschöpfungskette verbunden ist. Geschäftsbereiche, Filialen und Lieferanten können nun über Prozesslinien hinweg digital vernetzt werden und ihre Abläufe effizient koordinieren und automatisieren.

In der mittelständischen Papier- und Verpackungsindustrie gewinnen Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme zunehmend an Bedeutung. Sie ermöglichen es den Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren, mehr Transparenz in die Produktion zu bringen und durch Automatisierung weiter Kosten zu sparen. Dadurch wird die Produktion effizienter und das Unternehmen profitabler.

Herausforderungen bei der Einführung von ERP-Systemen

Wenngleich die Vorteile der Digitalisierung durch ERP-Systeme in vielen Industrien und Unternehmensgrößen hinlänglich belegt sind, ist die Einführung von ERP-Systemen im Mittelstand jedoch nicht ohne Herausforderungen.

Anbieterauswahl für die langfristige Strategie

Schon die spätere technische Implementierung kann durch die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems, bzw. des passenden Softwarelieferanten deutlich vereinfacht werden. Wichtig ist hier das unscheinbare Wort "passenden" - denn hier wird es unternehmens- und branchenspezifisch. Wenngleich viele Grundlagen ähnlich von allen ERP ähnlich sind, so sind doch die Datenmodelle eines ERP Verpackungsindustrie ganz anders als die eines ERP Retail.

Und die Bewertung einer ERP-Lösung kann je nach Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Passt für den Mittelständler eher eine Standalone-Lösung, umd ie schnelle Einführung zu ermöglichen oder sollen im Rahmen einer übergeordneten Digital-Strategie weitere Bereiche des Unternehmen an das ERP-System angedockt werden?

Hier sollten Systembrüche vermieden unbedingt und das zukünftige Gesamtsystem vorausgedacht werden. Schon zu oft haben wir Systeme erlebt, wo an einer Stelle im Unternehmen digitale Prozesse ablaufen, deren Daten dann in anderen Stellen des Unternehmens ausgedruckt und manuell in Drittsysteme übergeben werden. So haben Teile der Belegschaft wenig von der "schönen neuen Welt".

Die Herausforderung der Projektmanagerin ist hierbei also einerseits groß zu denken aber gleichzeitig Umsetzbarkeit zu ermöglichen. Außerdem muss im Projekt stets das Gesamtziel im Blick behalten werden, ohne dabei die langfristigen TCO (Total Cost of Ownership) aus den Augen zu verlieren.

Datenmigration und spezifisches Knowhow

Eine weitere Herausforderung ist die Datenmigration. Wenn ein Unternehmen auf ein ERP-System umsteigt, müssen bestehende Daten aus -meist mehreren- alten Systemen in das neue System übertragen werden. Dies kann ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein, der oft unterschätzt wird. Die Datenmigration muss detailliert geplant und von erfahrenen Spezialisten durchgeführt werden. Auch hier stellt sich ein "Skill-Bedarf" im Projekt, der oftmals nicht von bestehenden Kolleginnen und Kollegen geleistet werden kann.

Auf der anderen Seite überschauen externe Berater und Softwarelieferanten nur begrenzt die individuellen und gewachsenen Datenstrukturen des Auftraggebers. Daher sind neben den fachlichen Qualifikation kommunikative Skills und die fachübergreifende Zusammenarbeit aus internen KollegInnen und externen Beratenden notwendig.

Mitarbeiterschulung und Kulturwandel

Und zuletzt sollte nicht vergessen werden, dass eine ein erfolgreiches ERP-Projekt erfordert nicht nur die richtige Software, sondern auch das notwendige Know-how und die Prozesse im Unternehmen. Die Umstellung auf ein ERP-System ist für viele Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Kulturwandel.

Neben den genannten Herausforderungen für die am Projekt direkt beteiligten Kolleginnen und Kollegen, ist eine weitere Herausforderung die Schulung der Mitarbeiter in der späteren Nutzung des neuen Systems.

Dies kann ein zeitaufwändiger und kostspieliger Prozess sein. Außerdem besteht immer die Gefahr, dass sich die Mitarbeiter dem Wandel widersetzen und in alten Routinen verankert bleiben.

So sollte schon im Beschaffungsprozess darauf geachtet werden, dass in den Total Cost of Ownership auch Schulungen von Personal berücksichtig werden, um eine wirkliche Vergleichbarkeit der Anbieter zu schaffen.

Fazit

Was den generellen Umgang mit Personal in der Einführung von komplexen Softwaresystemen wie ERP-Systemen angeht, so hat sich auch in der Papier- und Verpackungsindustrie gezeigt, dass ein frühzeitiges Involvieren aller späteren Nutzer des Systems Akzeptanz schafft, die Einführung beschleunigt und einen konstruktiven Umgang mit den typischen Anfangsschwierigkeiten bei der Einführung gewährleistet.