So klappt die Digitalisierung im Mittelstand

12/07/2022 14:26

So klappt die Digitalisierung im Mittelstand

Es ist kein Geheimnis, dass die Digitalisierung von Prozessen enorme Effizienzgewinne verspricht. Wer das volle Potenzial ausschöpfen und konkurrenzfähig bleiben will, muss sich somit eingehend mit diesem Thema befassen.

Doch die Digitalisierung in Unternehmen ist häufig mit Hürden verbunden, die es zu meistern gilt. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf es bei der Digitalisierung im Mittelstand ankommt und auf welche Dinge Sie dabei besonders achten sollten. Die folgende Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess – wobei Sie diese Anleitung als Ratschlag verstehen sollten, da sich Ansprüche und Erfordernisse je nach Unternehmen unterscheiden.

Schritt 1: Feststellung des Ist-Standes

Den ersten Schritt bei der Digitalisierung von Prozessen sollte immer eine Bestandsaufnahme darstellen.

Dabei sind folgende Fragen wichtig:

  • Welche Abläufe in Ihrem Unternehmen erfolgen noch von Hand und welche bereits digital?
  • Welche Lösungen kommen dafür zum Einsatz – und sind diese angemessen?
  • Sind die eingesetzten Lösungen miteinander kompatibel – ermöglichen also den Datenaustausch untereinander?
  • Wie steht es generell um die digitale Infrastruktur in Ihrem Betrieb? Verwenden Sie veraltete Systeme, bzw. halten Sie Ihre Systeme auf dem neuesten Stand?
  • Wie gut können Ihre Mitarbeiter mit den bestehenden digitalen Lösungen umgehen? Wie sieht es mit der Akzeptanz neuer Systeme aus?
  • Welche Abläufe in Ihrem Unternehmen würden besonders von der Digitalisierung profitieren? Konzentrieren Sie sich dabei auf jene Bereiche, in denen Sie mit dem geringsten Aufwand ein Maximum an Wirkung erzielen können.

 

Schritt 2: Ziele setzen

Eine Grundregel bei der Digitalisierung von Prozessen ist, dass sie nur dann die gewünschte Wirkung erzielt, wenn Sie mit möglichst konkreten Zielen verbunden ist. Folgende Fragen sollten Sie in diesem Zusammenhang beantworten:

  • Was wollen Sie mit der Digitalisierung von Abläufen in Ihrem Unternehmen erreichen? Werden Sie bei der Definition von Zielen so konkret wie möglich. Z.B.: Zeit- oder Kosteneinsparungen in einem bestimmten Bereich oder Prozess um X Prozent, oder Reduzierung des administrativen Aufwandes in einer Abteilung um X Stunden pro Woche.
  • Anschließend an obigen Punkt: Definieren Sie Kennzahlen, anhand derer Sie den Erfolg Ihrer Digitalisierungsmaßnahmen messen und nachverfolgen können.

 

Schritt 3: Voraussetzungen schaffen

Erfahrungsgemäß stellen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine der größten Hürden bei der Digitalisierung von Prozessen dar. Denn eine neue Software oder neue Geräte bringen Veränderungen mit sich. Prozesse und Abläufe, Zuständigkeiten und andere Aspekte sind einem Wandel unterworfen – und das stößt häufig auf Widerstand.

Folgende Punkte sind besonders relevant:

  • Welche Personen und Abteilungen in Ihrem Unternehmen sind von den geplanten Veränderungen betroffen?
  • Welche externen Personen und Unternehmen sind von der Digitalisierung von Abläufen betroffen?
  • Wie unterstützen Sie die relevanten Gruppen beim Umstieg auf neue Prozesse und Systeme?
  • Wie sorgen Sie dafür, dass die geplanten Veränderungen von den Betroffenen mitgetragen werden? Ein wichtiger Punkt ist hier zum Beispiel, dass neue Lösungen von den zukünftigen Anwendern vor der Einführung ausgiebig getestet werden, um Feedback einzuholen.
  • Wer ist in Ihrem Unternehmen für die Planung und Umsetzung der Digitalisierungsschritte verantwortlich? Verfügen die Verantwortlichen über die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen?

 

Schritt 4: Kosten analysieren

Jeder Digitalisierungsprozess ist mit Kosten verbunden. Folgende Fragen sollten Sie beantworten, damit Sie die richtigen finanziellen Voraussetzungen schaffen:

  • Welche einmaligen und dauerhaften Kosten entstehen durch die Digitalisierung von Prozessen? Das schließt zum Beispiel die Anschaffung neuer Softwares und Geräte sowie deren Wartung mit ein. Ausgaben können auch für Schulungen und verschiedene Planungsprozesse entstehen.
  • Können Sie die geplanten Digitalisierungsschritte intern bewältigen oder benötigen Sie dafür externe Unterstützung?
  • Wie lange soll der gesamte Prozess dauern? In der Regel gilt: Je schneller und reibungsloser der Umstieg auf eine digitale Lösung geschafft werden soll, desto höher sind die Kosten für die Planung und für das Management.

 

Schritt 5: Erfahrene Partner involvieren

Je nach Umfang der geplanten Veränderungen kann es sehr sinnvoll sein, die Hilfe externer Partner in Anspruch zu nehmen. Dies müssen nicht unbedingt Beratungsunternehmen sein. Oft genügt dabei schon die Unterstützung der Hersteller von Hardware- oder Softwarelösungen.

Wir von PlanRadar entwickeln Software für das Baumanagement und unsere Erfahrung zeigt, dass unsere Kunden und Kundinnen aus dem Mittelstand den größten Erfolg verzeichnen, wenn Sie sich mit den oben beschriebenen Punkten eingehend befassen.

Darüber hinaus hat es sich auch sehr bewährt, dass wir allen Kunden einen kompetenten Support zur Verfügung stellen. Denn viele Fragen tauchen nicht nur bei der Einführung, sondern auch während der Nutzung digitaler Produkte auf.